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企业成功实施ERP的实践总结

        摘要:居于目前企业ERP实施成功率非常低的现状,笔者从多次在大型企业实施ERP的实践之中总结成功实施ERP的方法论,着重论述ERP的实施过程,实施ERP的关键要点、常见的问题及实施的误区,以及企业如何降低实施风险,以较少的项目费用达到预期目的和项目如何推进。

        对于ERP的实施,几乎每家ERP供应商都有各自的实施方法论,但目前大多数企业的实施及应用情况并不理想,笔者就企业角度及多次ERP成功实施经历,在此总结ERP实施及上线的经验。实施方法论是多样化的,具体适用因环境、背景、阶段变化而变化,相信就目前企业的总体环境而言本文更具备现实参考意义。

        一.充分认识ERP实施的难度及风险

        我们可以从传媒报导看到ERP的成功率很低,在现实中因为企业ERP实施失败付出惨痛的代价的案例比比皆是,也因此流传着"上ERP找死,不上ERP等死"这种说法,ERP的实施难度及风险由此可见一斑。

        二.企业ERP上线的最佳时机

        企业实现ERP必须选择合适的时机,不要不择时机而上,成功实现ERP的最佳时期是在企业的兴盛期及呆滞期,在创业期和衰退期上ERP是很难成功的。

        三.ERP应用成功的界定

        笔者认为ERP使用是否成功是个阶段性的过程,大致分为两个阶段:

        第一阶段的成功,业务操作的基本实现。

        系统运行集成化,建立企业完善的数据体系和信息共享机制。作为第一阶段的成功标志是各个模块的成功上线,日常的主要业务都在ERP系统处理,系统数据准确可靠。上线成功未必会马上带来经济效益或提高效率,有时可能还会恰恰相反。第一阶段的成功只是意味着建立了一个很好的基础。

        第二阶段的成功,持续改进使各管理指标趋于最优。

        业务流程合理化。这是ERP应用成功在改善管理效率方面的表现。企业业务处理流程趋于合理化、效率化,并实现了企业竞争力得到了大幅度提升。

        绩效监控动态化。企业应根据管理需要,利用ERP系统提供的信息资源设计出一套动态监控管理绩效变化的报表体系,以期即时反馈和纠正管理中存在的问题。管理改善持续化。随着持续改进及提高对ERP的应用提出进一步的要求,促进新的优化,由此形成一个闭环,在不断循环中使企业的各环节,各标趋于最优化。

        综上而言,但ERP的应用达到了以上三个方面,就可以认为第二阶段取得成功。此时,ERP系统所带来的效益是明显的。

        四.ERP的规划及实施方法

        企业选择适当的时机,做好必要的人力、物力及充分的心理准备之后,可以按以下步骤进行ERP的实施上线:

        (一).成立ERP项目组。

        哪个品牌的ERP产品与企业的比较适合、匹配程度怎样,这是一个庞大的系统工程,并非只是做些演示及管理人员和操作人员提出需求及问题就可以确定。因此,选型之前首要任务就是成立ERP项目组。

        ERP项目组人员配置及工作职责:

        1.企业负责人。企业领导特别是一把手始终如一的全面的支持是ERP实施成功的至关重要的因素。ERP项目的成功与否直接取决于决策者的素质及态度,企业负责人在项目组的主要作用:

        ⑴确定企业的需求。企业负责人是站在企业经营战略的高度,从计算机应用与企业经营管理的长远规划出发,提出企业管理信息系统的目标和要求。企业ERP的蓝图规划要与企业的长期发展目标相适应。

        ⑵解决部门之间出现的扯皮现象。实施ERP并不是只涉及一个部门的事情,不可避免会出现一些流程重组、流程重建等,或多或少会出现一些岗位或者工作的转移。当部门间出现工作相互扯皮的时候就需要企业负责人做出判断,给予解决。

        ⑶ERP实施的进度管理及人员的绩效考核。

        2.项目总监。选定项目总监时,要慎重考虑,必须具备综合业务的能力、协调领导能力及ERP理论知识,项目总监是全职及独立的,只对决策层负责。项目总监在项目组的主要作用:

        ⑴能够合理规划及把控ERP的推进速度,协调和解决实施过程中出现的各种问题。

        ⑵全面理解ERP理论知识及掌握软件的操作,将企业的宏观战略及发展目标与

        ERP系统相结合,将蓝图规划分步骤落实。

        ⑶对流程的设置是否合理能够做出判断,协调与协助企业负责人解决部门间出现

        的扯皮现象。

        3.部门负责人及业务主管。未来承担推动ERP实施的中坚力量就是部门负责人及业务主管,在主观上部门负责人及业务主管要调动起来,而不是消极的去接受任务。虽然部门负责人与业务主管进入项目组会带来一些部门之间的的扯皮问题,但是此问题及不合理的流程提前发现并在ERP上线前得到解决才是未来得以顺利实施的关键。在项目组中的作用:

        ⑴未来承担推动ERP实施的中坚力量。

        ⑵承担培训操作人员的重任。

        ⑶进行正确性及完整性校对的责任者。

        4.IT人员。IT人员在项目组的主要作用为:

        ⑴确保运行环境顺畅,评估各ERP软件对硬件设备及网络的要求。

        ⑵测试及评估ERP的运算速度、软件的稳定性。如:计划模块、生产制造模块、作业成本模块等。

        ⑶落实数据的导入方法及人员操作失误时的数据修正处理。此为ERP系统真正上线时的有力保证,及ERP顺利上线关键点之一。

        5.软件供应商实施顾问及技术人员。

        软件供应商实施顾问及技术人员的主要作用:

        ⑴提供ERP软件的功能及操作实现咨询。

        ⑵蓝图规划及业务流程指导及建议。

        ⑶软件安装及硬件及网络配置建议。

        ⑷数据导入及数据处理方面技术支持。

        (二).ERP项目组的运作模式及主要任务:

        1.数据模拟。ERP项目组成立之后,首要目标是寻找国内或者国外排名最前的一家ERP软件供应商,并请求ERP供应商安装测试版来进行数据模拟。建议是以国内ERP软件做首次数据模拟,避免ERP流程与实际流程差异太大使初初接触者难以理解。首次数据模拟的形式为:将日常的业务进行分类,每种类型的业务抽取一个案例在选定的ERP测试版中进行操作。企业的业务量虽然很多,但种类往往并不多,并且不考虑其他因素,只以抽取的业务在ERP软件中如何实现作为目标。

        需要着重强调几点:

        ⑴ERP数据模拟过程,也是ERP管理思想的学习过程,及ERP管理理念通过ERP软件这种工具在企业如何实现的过程,这个过程特别重要,也无可替代。

        ⑵ERP项目组的组成人员是企业的中高层人员,这部分人员相对稳定,不会因为实际操作人员离开而造成重大损失。并且中高层人员不涉及实际的业务操作,进行业务模拟不会影响企业正常的运转。

        ⑶中高层人员具备一定的视觉高度,只有中高层人员掌握了ERP思想及融会贯通如何实际落实,才能剔除现有流程中冗余不合理的因素及对未来的进一步扩充建立基础。

        ⑷充分利用ERP软件供应商的售前支持。在软件购买合同签订之前,ERP软件供应商所派出的售前支持往往是业务能力最强的人员,企业项目组要充分利用软件供应商售前支持。

        2.业务流程梳理。经过了首次的数据模拟,项目组成员对整个ERP系统是如何运作有了大致的了解,此时要开始对现有的流程进行梳理,筛查哪些是合理的流程及如何进行流程整合。项目总监在数据模拟中要模拟所有的抽样业务,必须掌握所有业务的处理,能够判断哪些现有流程的合理性及流程如何整合。业务流程梳理要结合软件供应商售前支持人员的意见。

        3.ERP供应商的选型。完成上述任务之后,进入了ERP品牌及供应商的选型阶段,此时要有明确的目的去筛查适合本企业的ERP产品并从中选取一到两家。选取软件供应商时需要考虑:

        ⑴有无适应本行业的标杆或者口碑较好的ERP供应商。

        ⑵供应商在本行业的成功案例的数量,需要打电话或实地考察供应商提供的成功案例的客户的使用情况及使用程度。

        ⑶ERP供应商的背景、规模及实力、发展前景。

        ⑷价格。主要包括:软件许可费用、实施费用、后续服务年度。

        确定了合适的目标ERP品牌之后,开始做第二次的数据模拟,此时的数据模拟在首次模拟的基础上作进一步的深化,更加着重于:

        ⑴测试及评估该品牌的软件与企业流程及运作模式的匹配程度;之前已对企业现有流程进行了梳理,此时将首次模拟的数据结合现有的流程在目标ERP上运行;每个品牌的ERP产品都有与企业现有流程不匹配的地方,目的在于要测试评估各品牌的软件与企业的匹配程度,及如何变更流程更合理。

        ⑵测试外部数据导入可行性及评估软件的开放程度、流程及模块的可配置程度。

        要着重测试外部数据导入到软件对应的基础数据及表单的可行性,包括前台导入及后台SQL数据导入。此项内容在选型时需要逐一测试,落实具体导入的方法,如果无法实现外部数据的导入,此类软件谨慎选择。另外,软件的开放程度及可配置性越高,日后企业进行流程调整及业务处理的灵活性就越高。开放的对外接口越多,与其他行业软件进行整合的可实施性就越高,如:税务开票软件,口岸报关软件,考勤系统等。

        4.蓝图规划。经过了以上几次数据模拟,此时要与意向的ERP供应商售前支持人员进行充分的沟通,根据企业的发展战略及管理需求,确定ERP系统设计的精细程度,ERP的设计与实施要遵循:长远规划,分步实施,持续改进的原则。蓝图规划需要高瞻远瞩,此阶段:

        ⑴批判性地看待现有流程与ERP的标准流程。进行蓝图规划时流程的制定要相互

        借鉴。尽量沿用现有的流程,但使用ERP数据一体化之后,原来一些工作重复,多余的流程可以进行优化,合并及重组、一些已经不再适宜的流程就需要重建。

        ⑵拟定的流程,必须在选型的ERP软件中进行实际操作,不能凭空想象,必须具备可行性。拟定的流程结合所涉及的业务,尽量考虑细致,及如何解决各种意外及特殊情况发生。此时已经等同于上线的实际检测验证的过程。

        ⑶拟定的流程需要经过企业高层的评审及征求软件供应商实施顾问的意见,之后以书面文件形式制定成工作规程与准则作为日后的作业标准。工作规程与准则说明每一项业务流程的目的要求,通过那些部门或岗位,由什么人在什么时间执行,运行系统的什么指令,遇到例外情况应按照什么原则处理等等。规程之后应附有各种表格、单据。

        ⑷软件处理、线下解决以及二次开发。并非所有业务都在ERP软件上处理才好,一些在ERP软件无法解决或解决难度非常大的地方可以采用线下处理,然后将结果导入到ERP主线继续之后的操作。企业的流程或者需求在ERP软件中肯定存在不能满足的地方,那么就会涉及二次开发,注意的问题:

        ①判断该流程或者需求的必要性,是否可替代。

        ②是否可以线下操作。如果是一些特色报表类,建议从ERP系统取数,线下操作。

        ③二次开发不要偏离ERP软件系统的主线。如果二次开发偏离了ERP的主线,就会形成信息孤岛,与设计理念背道而驰。

        ④在蓝图阶段只是确定需求,评估需要的二次开发,除了必须要在上线前就要解决的,一般的二次开发留待持续改进的阶段去实施。

        ⑸ERP软件只是一个工具,怎样的设定就会出来怎样的结果。因此,根据管理的需求及未来企业发展的需要,对ERP精细程度的要求,确定ERP系统需要启用什么模块,基础资料与基础设置如何设定。一些关系到全局性的基础资料的设定此时要规划好,比如:物料代码、BOM、工序、资源清单、成本对象等。

        ⑹模块、站点需求及费用预算。确定了作业流程及需要启用ERP系统模块,结合目前的工作量评估需要配置的操作人员及ERP系统的站点数目,需要配置的服务器性能、网络拓扑结构及带宽要求。至此,ERP项目组最重要的任务之一已经完成,在此需要说明,虽然之前经过数次的数据模拟,似乎时间很长,但这是最直接有效的。许多观点认为,要成功应用ERP,供应商的实施顾问是最关键的因素,但目前的现状并不如此,据笔者所见鲜有成功。ERP实施及上线要以自身力量为主,不要过于依赖软件供应商的实施顾问。主要原因如下:

        ⑴数据模拟是最有效的ERP思想的学习方式,只有深刻理解ERP思想才能驾驭ERP软件这种工具。未来实际在使用及控制软件的是企业,而不是软件公司,这是无法替代的。ERP管理思想,实施方法,作业方式要在企业中沉淀下来,未来ERP系统才能真正发挥作用。并且各品牌的ERP软件都是居于ERP思想所设计,各自操作不同,需测试比较才能知道谁最适合;更重要一点,在本企业人员还无法驾驭ERP软件的情况下贸然上线,其结果必然悲观。

        ⑵可以将风险及费用降到最低:

        ①进行数据模拟,并不涉及实际的日常业务操作,不影响企业的运作。并且模拟过程也是未来系统上线的测试过程,模拟发现及解决的问题越多,上线失败的风险就越小。

        ②经过蓝图规划,企业对软件的需求基本已经确定,避免了购买与企业实际不相符的模块及站点,并且ERP项目组的成员已经具备软件实施的能力,未来的实施费用大幅降低。

        5.ERP软件的上线。

        ⑴人员培训。上线前期的各部门人员的培训主要由部门经理及业务主管负责。项目总监与实施顾问提供协助。一般可以采取理论与实际操作相结合,熟悉蓝图规划及之前做模拟及蓝图规划的数据由业务操作人员做模拟操作,及由业务主管做一对一指导。

        ⑵上线成败的两大决定性因素。笔者接触过不少上线失败的企业,上线失败的原因归集主要有两大原因:

        ①工作量。工作量问题看似非常简单,往往不能引起足够重视,但上线实施阶段起着决定性的因素之一。在此强调:加班加点及人海战术去录入数据的实施方式是一种错误的方法,往往将实施过程拖得很漫长,企业付出的代价巨大,而且最后或多或少一些模块上线失败,但这却是最常见的实施方式。主要原因:

        1)通常操作人员应付日常业务基本上已经是满负荷工作,上线阶段的基础数据及前期单据是日常数据量的数倍,企业的日常运作不可能为了ERP上线而停顿或为各岗位再配置一套人员。

        2)ERP系统在短期不能完结初始化无法替代手工账,变成两套装长期并行,人员长期超负荷工作出现逆反心理,使后续实施带来阻力及动摇信心。

        ②正确性。正确性包括数据的准确、及时、完整。录入ERP系统的数据不正确,出来的结果必定不正确,而人的操作是不可靠的,尤其初初使用ERP系统面对的是一个全新的环境。ERP系统流程非常严谨,单据与单据,表与表之间的数据关联性很强,错误的数据引发多处错误的结果,直接危及ERP系统的可信程度。

        ⑶分步上线

        系统上线所遵循的原则:总体统筹,分步实施,稳步推进。系统上线时不能全部模块一起上,否则战线拉得太长,人员调配不过来,出现意外无法做出调整。此阶段需要集中项目组人员及实施顾问的力量按模块分步骤上线。

        在上线前还需做好如下准备:

        ①将制定的蓝图规划与实施顾问充分沟通,检查有无忽略的事项及使双方方向一致。

        ②基础数据。导入齐全基础数据,之后交付给基础资料维护操作人员开始日常工作。

        ③做好单据及初始化数据导入的编码、字段与格式的对应表。真正上线时根据盘点数据,已发货未开发票等前期单据实施快速导入。

        ④模块衔接问题。由于是分步骤实施,一些模块先上一些模块后上,那么要注意模块间的衔接

        ⑤制定各个模块及单据的正确性校对方式,录入的系统单据或表格要怎样进行核对,由谁负责,何时核对,检查结果怎样汇报。

        上述几项工作至关重要,上线前项目总监需要逐项检查,如果未准备好不要贸然上线。上线成功则已,不成功则直接影响企业日常运作并成为企业累赘。另外,值得说明:

        ①基础数据及前期单据数据的导入由项目组完成。ERP上线尽量不要增加具体操作人员的工作量,具体操作人员主要负责常规的ERP系统业务处理。

        ②切确落实数据的正确性校对,只要正确性校对工作落实到位,建议取消手工与ERP系统双账并行,直接以ERP系统账代替手工账。

        6.持续改进

        ERP系统真正为企业带来效益及革命性变化的体现在持续改进的阶段,ERP的上线完成只是建立了一个基础,甚至一些企业因为ERP上线效率可能还会降低。但建立起此基础之后,可以为各种分析提供数据基础,可以发现企业各个环节存在的问题及分析问题的原因,将企业整个运营过程可视化、数字化帮助企业发现自己的不足,提升竞争力。另外,通过不断的优化流程及数据集成,整体效率会逐渐大大提高,这不是手工账可以比拟的,两者完全是不同层次的东西。另外:

        ⑴持续改进是一个动态的过程,只有起点没有终结,只有更好没有最好,持续不断的改进使企业各个指标趋于最优。

        ⑵注重后续的长期的教育培训,不断更新观念,运用在ERP系统的持续改进中。成功上线只是建立了一个基础,如何利用好这个工具来创造效益关键还是在于使用者,否则只是一个摆设的花瓶。

        (三).ERP项目的推进与绩效考核。

        为了确保ERP项目的稳步推进,比较有效的方式为:

        1.项目组从数据模拟到蓝图规划阶段,主要由项目总监拟定详细的工作计划及安排每日的工作任务,由企业负责人监督执行。每个成员对企业负责人做任务的日汇报。

        2.ERP上线阶段。由部门负责人及其业务主管进行实施,其他人员辅助,企业负责人进行监督考核。促使部门的负责人及主管从主观上必须努力去完成实施任务,充分调动部门领导的主观能动性。上线实施的部门对企业负责人做实施日汇报。


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